Houd Je Liefde Levend

Ons beleid t.a.v. persoonsgegevens

Deze pagina is voor het laatst aangepast op 10 juli 2018.

Vanaf 25 mei 2018 is de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. De AVG gaat over het beheer en de beveiliging van persoonlijke gegevens van Europese burgers. Organamic Relatieontwikkeling wil voldoen aan deze wet. Daarom geven wij op deze pagina aan welke persoonsgegevens we verzamelen, hoe we deze gegevens gebruiken en beveiligen. 

1. Algemeen beleid

Wij zijn ervan bewust dat je vertrouwen stelt in ons. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om jouw privacy te beschermen. Organamic Relatieontwikkeling respecteert de privacy van alle gebruikers van haar site en hulpverlening, en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die je ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.

2. Ons gebruik van verzamelde gegevens vanuit het eerste contact

2.1 Het eerste contact: 
Wanneer je jezelf aanmeldt voor een van onze diensten vragen we je om je naam en contactgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om contact met je op te kunnen nemen. De gegevens worden verwijderd zodra het duidelijk is dat je geen diensten van ons af gaat nemen.  Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.

2.2 Digitale Communicatie
Wanneer je een e-mail of andere digitale berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij naar je persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk je vragen of verzoeken te beantwoorden. Deze berichten worden opgeslagen op een beveiligde server.  Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.

2.3 Cookies
Wij hebben geen cookies (of vergelijkbare technieken) en volgen en registreren niet jouw zoekgedrag op onze website op een manier dat het tot de persoon herleidbaar is. Wel tellen wij in het algemeen het aantal bezoekers op de website en welke pagina’s er worden bezocht. 

3. Ons gebruik van verzamelde gegevens vanuit een dienstverleningscontact

3.1 Verzamelde gegevens en hun doel
Wanneer we een afspraak maken voor een intake, ontvang je van ons een intakeformulier. Daarop vragen wij je persoonlijke informatie met ons te delen. Het gaat om de volgende informatie:
Naam, voorletters, geslacht, adres, geboortedatum
Deze informatie gebruiken we om je te kunnen plaatsen. Deze gegevens hebben we ook nodig om een factuur op te kunnen stellen en dat je deze ook in kunt dienen bij de zorgverzekering.
Emailadres en telefoonnummer
Deze informatie vragen we om je te kunnen bereiken voor het maken of verzetten van afspraken, nader te informeren over veranderingen of vernieuwingen van onze dienstverlening en het digitaal kunnen versturen van een factuur.
Geboorteplaats en indien van toepassing geslacht en leeftijd eventuele kinderen
Deze informatie vragen we om de achtergrond en context van je situatie beter te kunnen begrijpen.
De vraag of klacht
Of je eerder of elders in therapie bent (geweest) met dezelfde klacht. Wat je hoopt dat de therapie gaat brengen. Deze informatie gebruiken we voor een goede gerichte intake en een inschatting te kunnen maken van de problematiek. Tijdens de intake praten we hier samen verder over door en kunt je deze informatie verder toelichten. Met deze informatie kunnen we een voor jou/jullie passend voorstel doen voor een aanpak.
Naam, adres en telefoonnummer van je huisarts
Deze informatie willen we weten voor geval het echt niet goed met je gaat en er meer zorg nodig is. Wij zullen nooit de huisarts informeren zonder voorafgaand overleg en zonder je toestemming. De enige uitzondering hierop is wanneer je acuut suïcidaal bent. Als we een samenwerking aangaan dan onderteken je een behandelovereenkomst waarin je hier schriftelijk toestemming voor geeft. 
Middelen die je gebruikt die gerelateerd zijn aan de klachten en/of je emoties beïnvloeden (medicijnen en alcoholgebruik). En we vragen of er sprake is van geweld in de relatie. Deze informatie geeft ons richting waar we verder op door kunnen vragen in de intake om te weten of de therapie aansluit, of dat er vooraf of aansluitend nog iets nodig is zodat we veilig en met goed zicht op eventuele complicaties het therapieproces in kunnen gaan.
Mijn persoonlijke aantekeningen
Wanneer wij met elkaar aan het werk gaan worden elk gesprek dat wij hebben persoonlijke aantekeningen gemaakt. Op die manier kan de therapeut onthouden wat besproken is en kan een volgende keer daar weer verder op worden doorgewerkt. Deze persoonlijke aantekeningen bewaren we in een papieren dossier bij de intakegegevens en de behandelovereenkomst die we met je sluiten, maar maakt geen deel uit van een formeel dossier. Indien je -bijvoorbeeld bij een overstap naar een andere therapeut- wilt dat gegevens worden overgedragen, dan maken we daarvoor een overdrachtsdocument van het therapieproces.

3.2 Hoe wij deze gegevens bewaren
Wij maken geen digitale dossiers aan. Het ingevulde intakeformulier kun je retour e-mailen, maar kunt ook uitgeprint meenemen naar de intake. Wanneer je het formulier e-mailt, printen wij het uit en verwijderen het uit de email.Het intakeformulier en de getekende behandelovereenkomst zijn de basis van een papieren dossier en wordt aangevuld met de (papieren) persoonlijke aantekeningen. Eventuele e -mail uitwisseling tussen ons wat van belang is voor het therapieproces worden voor de duur van het therapieproces bewaard op de beveiligde server. Als de therapie wordt beëindigd worden deze e-mails verwijderd.  Dossiers worden opgeborgen in de beveiligde afsluitbare dossierkast in de praktijkruimte. Wanneer de therapie is afgerond verhuist het dossier naar het afgesloten archief voor de duur van de bewaartermijn, tenzij je zelf verzoekt het dossier te vernietigen.

3.3 Hoe wij met je persoonsgegevens omgaan
De gegevens die wij gebruiken zijn alleen bestemd voor de therapie, onze onderlinge communicatie en het factureren van de sessies. Wij verzamelen of gebruiken nooit ongevraagd informatie voor andere doeleinden zoals onderzoek. Indien onderzoek aan de orde zou zijn, dan vragen wij schriftelijke toestemming om data te mogen verzamelen.Er is een aparte inschrijving voor de nieuwsbrief en praktijkinformatie. Daartoe hebben we alleen je naam en emailgegevens geregistreerd. Onderaan iedere mailing vind je de mogelijkheid om jouw gegevens aan te passen of om je af te melden. 

3.4 Inzien, aanpassen of verwijderen van je gegevens
Je kunt altijd je eigen gegevens inkijken, aanpassen of door ons laten verwijderen. Dit doen we in een direct contact. Wanneer je schriftelijk of per email een verzoek tot verandering of verwijdering van gegevens indient, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Dit om er zeker van te zijn dat het verzoek tot wijziging of vernietiging door jou is gedaan. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken op jouw verzoek.


3.4 Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Organamic Relatieontwikkeling bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
• Standaard persoonsgegevens op de facturen: de fiscale bewaartermijn van 7 jaar 
• Bijzondere persoonlijke gegevens verzamelt tijdens consulten: de medische bewaartermijn van 15 jaar
• Persoonsgegevens gerelateerd aan verzenden online informatie: zo lang als je zelf ingeschreven wenst te blijven 

4. Delen van persoonsgegevens met derden

4.1 Delen met niet-hulpverleners
Organamic Relatieontwikkeling verkoopt jouw gegevens niet aan derden. Wij werken niet samen met andere organisaties die ook jouw gegevens kunnen inzien of verwerken. Uitzondering hierop zijn de gegevens die staan op de facturen, die kunnen worden ingezien door de accountant en de belastingdienst.

4.2 Delen met andere hulpverleners
Wij delen uitsluitend gegevens van jou met derden op verzoek van en in overleg met jou, in het kader van collegiale overdracht. Bijvoorbeeld als je een vervolgtherapie wilt bij een andere therapeut, dan overleggen we of, en zo ja  welke, gegevens er overgedragen mogen en kunnen worden.
 

4.3 Delen met je huisarts
We delen informatie over je actuele psychische gezondheidstoestand met je huisarts als er sprake is van een zeer ernstige situatie waarbij je een bedreiging bent voor jezelf of anderen. In eerste instantie altijd in overleg met je en als dat niet mogelijk is, dan zonder. Hiertoe geef je schriftelijk toestemming aan ons in de behandelovereenkomst aan het begin van ons traject.

5. Ten slotte

5.1 Geautomatiseerde besluitvorming
Organamic Relatieontwikkeling neemt geen, op basis van geautomatiseerde verwerkingen, besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit. Wij gebruiken hier geen computerprogramma's of -systemen voor.

5.2 Vragen of klachten
Organamic Relatieontwikkeling neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op. Dan kunnen we een toelichting geven of waar nodig samen tot een oplossing komen.

Organamic Relatieontwikkeling wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons